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Organiser une réception en extérieur ne s’improvise pas, elle se prépare et s’anticipe comme un véritable projet. Pour réussir, il est important de fractionner le temps de préparation en plusieurs étapes. Cela permet de déterminer le temps nécessaire pour organiser la réception en extérieur et d’établir un calendrier prévisionnel.
La phase préparatoire
Cette étape est cruciale. Car c’est durant cette période qu’il faut prendre le temps de réfléchir à tous les détails. C’est dans cette phase qu’il faut se poser et répondre à diverses questions : Combien d’invité ? Quand ? Où? Avec quel moyen ? Avec quel budget ?
L’étude des besoins et la réponse à toutes ces questions dépendent de nombreux paramètres tels que :
Le nombre d’invités
Tout dépend du nombre d’invités conviés à la réception. L’établissement de la liste des invités ainsi que la conception, l’impression et la distribution des invitations constituent la priorité. L nombre d’invité va déterminer, le lieu de réception, ainsi que la quantité pour le menu.
Le lieu et l’emplacement des invités
Une réception à l’extérieur dans un jardin ou dans un espace nature est une très bonne initiative. Le seul souci, c’est qu’il faut tout réorganiser : la disposition des tables, la piste de danse, la partie décoration, la sonorisation, l’animation, les boissons et le menu. Quant au lieu, la recherche d’un jardin privé situé dans le centre est l’idéale. Il faut aussi prévoir des tonnelles en cas de mauvais temps
La partie logistique
C’est l’une des plus lourdes responsabilités à endosser dans toute l’organisation. Louer une tente de réception, louer et transporter les matériels tels que les tables, les chaises, les matériels de sonorisation, les couverts, les boissons. La recherche des prestataires est la priorité.
La distribution des tâches et des responsabilités
La constitution d’une équipe est la clé de réussite. L’organisation est difficile à gérer lorsque toutes les responsabilités sont confiées à une seule personne sauf la supervision générale. Ainsi, le partage des tâches et leur attribution sont la meilleure stratégie pour progresser rapidement. Cette démarche permet de connaître le besoin en ressources humaines.
L’établissement du budget et du planning
Lorsque l’identification de tous les besoins est achevée et que chacun connaît sa mission. L’étape suivante consiste à définir les moyens, déterminer le budget par phases et le budget général et d’établir en même temps le planning de mise en œuvre. ainsi en établissant le budget vous pourrez vous tourner vers des éléments qui sont en accord avec celui-ci, sans faire des excès.
La finalisation du budget
Si un budget est fixé à l’avance, cette étape permet de faire des réajustements. Le découpage du processus complet en succession des tâches permet d’obtenir des prévisions budgétaires par étapes. Les besoins et les moyens sont évalués financièrement. La possession des devis des prestataires apporte
Le calendrier de mise en œuvre
Le calendrier est un planning qui indique chaque tâche à réaliser. Il est nécessaire pour déterminer le délai de chaque étape du processus.
La mise en œuvre des activités préparatoires
La mise en œuvre n’est que l’achèvement des travaux de réflexion, d’étude et de conception. Tout au long de cette étape, le suivi et le respect des deadlines sont les plus importants. C’est là que tout la réception va se mettre en place, qu’elle prendra vie et fera de cette événement une exception.
